Laut einer aktuellen Studie von TNS Emnid im Auftrag des Softwareherstellers Sage halten 71 Prozent der über 800 befragten Büroangestellten „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für sinnvoll. Ein Drittel stimmt der Aussage sogar voll zu, nur 27 Prozent stimmen eher nicht oder nicht zu. Damit ist klar: Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe im Büro kommt bei den betroffenen Mitarbeitern mehrheitlich gut an. Doch ist ein nahezu papierloses Büro überhaupt machbar? Auch diese Frage stellten die Marktforscher den Teilnehmern der Sage Studie – und registrierten eine Zustimmung von mehr als zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten in diesem Punkt. Die Umfrage wurde unter 808 Büroangestellten in Deutschland (400), Österreich (207) und der Schweiz (201) durch das Marktforschungsunternehmen TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH durchgeführt.
“Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass die Vorteile bei den Büroangestellten in den deutschen Unternehmen angekommen sind. Die Vision vom weitgehend papierlosen Büro ist sinnvoll und realisierbar. Jetzt kommt es auf die Entscheider an. Sie müssen die Rahmenbedingungen für papierlose Prozesse in den Büros schaffen und ausbauen”, sagt Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc. Software und die digitale Transformation werden bei dieser Aufgabe ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sein.
Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel (34 Prozent) der Befürworter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17 Prozent der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38 Prozent, die Österreicher gar zu 44 Prozent den Umweltschutz als wichtigsten Treiber. In Deutschland ist dieser Aspekt für 32 Prozent der Befragten von Bedeutung.
Eine deutliche Mehrheit (54 Prozent) der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30 Prozent) stellte keine Veränderung fest und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich (67 Prozent) und der Schweiz (60 Prozent) hingegen fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus. Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt offenkundig im Umgang der Unternehmen mit dem Thema: Während in Österreich 65 Prozent und in der Schweiz immerhin 61 Prozent der Unternehmen Schritte unternommen haben, um dem papierlosen Büro näher zu kommen, wurden in Deutschland nur 56 Prozent aktiv. Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21 Prozent) geschäftliche Unterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15 Prozent. “Fast nie” hingegen drucken in der Schweiz 30 Prozent, in Deutschland nur 22 Prozent ihre E-Mails aus.
Die größten Hindernisse, die deutsche Unternehmen davon abhalten, den Papierverbrauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (62 Prozent) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46 Prozent).
