Weise Software: Dokumentenmanagement DMS 2023

Einfach und intuitiv

Weise Software GmbH

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In den Unternehmen wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch grafische Daten (Fotos, Pläne etc.) für volle digitale und analoge Ordner. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die eigentliche produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht. Das Dokumenten-Management-System Weise-DMS 2023 strukturiert Informationen, verkürzt die Informationssuche, beschleunigt Arbeitsprozesse, senkt Unternehmenskosten und steigert die Produktivität.

Mit dem System lassen sich Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Briefe, E-Mails, Fotos oder Pläne einfach und intuitiv erfassen und verwalten. Sowohl die Software-Einrichtung als auch Bedienung sind besonders intuitiv: Anwender müssen lediglich die Dokumenten-Quellen definieren – das können Scanner, digitale Ordner oder E-Mail-Konten sein. Diese werden anschließend Projekten, Kategorien, Akten oder individuell definierten Ordnungsstrukturen zugeordnet und klassifiziert. Anschließend können sie verteilt, geprüft, bearbeitet oder archiviert werden.

Für die Quellen oder Dokumentarten können individuelle Arbeitsabläufe oder "Workflows" festgelegt werden, um interne Durchläufe mit Rechten und Aufgaben abzubilden – beispielsweise die Dokumentprüfung, Freigabe, Kenntnisnahme, den Versand etc. Eine Vorschaufunktion vereinfacht die individuelle Definition von Arbeitsabläufen. Zudem können Dokumente Mitarbeitern zugewiesen und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Integriert sind auch eine automatische Verschlagwortung, eine Volltextsuche mit umfangreichen Suchfunktionen sowie eine OCR-Zeichenerkennung (Optical Character Recognition), die die auch Textinhalte gescannter Dokumente erkennt. Damit können auch falsch benannte oder falsch abgelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden. Dokumente können zudem mit selbst definierten Markern versehen und um eigene Zusatzdatenfelder erweitert werden.

Weise-DMS 2023 ermöglicht zudem eine detaillierte Mitarbeiter-Rechtevergabe in der Nutzerverwaltung. So können neue Rechte und Berechtigungen für Nutzergruppen und Dokumentarten vergeben werden. Dabei sind sowohl eine Mehrfachauswahl in der Dokumentliste als auch Mehrfachzuweisen von Projekten möglich. Dateien können ferner per Drag & Drop aus dem Explorer dem Dokumenten-Manager zugewiesen werden. Über eine Anbindung an das Projektkontrollzentrum, die Büromanagement-Software VvW Control sowie das Kundenbeziehungs-Management (CRM) werden Dokumente aus Weise-DMS projektbezogen angezeigt. Das beschleunigt den Dokumenten-Workflow.

Die vielen Funktionen von Weise-DMS 2023 bieten viele Vorteile für innerbetriebliche Abläufe: Projekte können schneller bearbeitet werden, Entscheidungen müssen nicht aufgrund fehlender Unterlagen verschoben werden, Anfragen können zügiger beantwortet und Vorgänge beschleunigt werden. Dank durchgängiger, transparenter Verwaltung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen und Dokumenten, durch optimierte Abläufe sowie verminderte Verwaltungs-, Such- und Wegezeiten lassen sich auch innerbetriebliche Kosten senken.

Zudem schafft Weise-DMS alle technischen Voraussetzungen für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Dazu gehören die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

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Mit dem neuen Modul "Mängelmanagement Interface" können erfasste Mängel online von Projektbeteiligten eingesehen und Rückmeldungen der Verursacher zum aktuellen Bearbeitungsstatus eingeholt werden. (Bild: Weise Software)
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Weise Software hat ein neues webbasierendes Mängelmanagement-System auf den Markt gebracht. Damit können erfasste Problempunkte online von Projektbeteiligten eingesehen und Rückmeldungen zum aktuellen Bearbeitungsstatus eingeholt werden. Das neue Modul "Mängelmanagement Webinterface" ergänzt das Programm Bautagebuch 2023 für die Dokumentation von Baustellenaktivitäten. Die Webplattform dient der Meldung, Verwaltung, Kontrolle und Abnahme erfasster Mängel. Es ermöglicht darüber hinaus eine schnelle, standortunabhängige und umfassende Kommunikation aller Beteiligten, beschleunigt und vereinfacht damit Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung und Behebung von Mängeln.

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