Eine wachsende Zahl von Bauunternehmen, Architekten und Ingenieuren verwaltet die Arbeit auf ihren Baustellen nicht ausschließlich mehr mit Verträgen, Plänen und Fotos auf Papier – sondern auch mit elektronischen Hilfsmitteln wie Smartphones, Tablets und digitalen Bauakten. Die neuen Werkzeuge sollen weite Teile der Schriftgutverwaltung am Bau automatisieren – und so Zeit und Geld sparen.
Noch ist Baustellen-Verwaltungsarbeit vor allem Papierarbeit. Und die verursacht einigen Aufwand – insbesondere bei Betrieben, die mehrere Baustellen gleichzeitig unterhalten: Lieferbelege und Waren gehen auf den Baustellen ein, die Rechnungen jedoch teils in der Zentrale. Verträge, Pläne, Mängelbeschreibungen und Fotos wandern während der Projektlaufzeit in die „Handakten“ einzelner Mitarbeiter, verbleiben in deren E-Mail-Postfächern oder werden auf Festplatten und Netzwerklaufwerken gespeichert. Das vermindert die Übersichtlichkeit und macht es schwer schnell zu reagieren, um beispielsweise Skonto-Fristen einzuhalten oder Mahngebühren zu vermeiden. Die baubegleitende Schriftgutverwaltung wächst zu einem ganz eigenen Parallelprojekt an, das viel Arbeit, Zeit und Geld kostet.
Das muss nicht sein, erklärt Lutz Varchmin, Director Direct Sales DACHEE bei Perceptive Software: „Elektronische Bauakten, intelligente Erfassungsverfahren und Systeme zur elektronisch gestützten Baudokumentation digitalisieren und automatisieren die Schriftgutverwaltung von Bauunternehmen. Das senkt den Aufwand für Verwaltungs- und Nachweistätigkeiten, spart Kosten und erhöht die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Bauverwaltung.“
In der Praxis sieht das dann so aus: Ein Bauunternehmen implementiert zunächst eine spezielle Software für das Verwalten digitaler Informationen, Enterprise-Content-Management- oder ECM-System genannt. Solche Systeme unterstützen in der Regel das Digitalisieren, Bearbeiten und zentrale Speichern von Unterlagen und Dateien jeder Art. Ist ein solches System erst einmal in Betrieb, dann macht es Papierunterlagen und händische Prozesse weitgehend überflüssig: Mitarbeiter erfassen eingehende Dokumente mittels Scanner oder Smartphone-Kamera; E-Mails und andere Dateien wandern auf Knopfdruck ins System. Dieses erkennt den Input automatisch, verarbeitet ihn und speichert alle geschäfts- und projektrelevanten Informationen in einer elektronischen Bauakte. Auf der Grundlage eines solchen Aktensystems kann ein Unternehmen dann seine kaufmännischen und operativen Geschäftsprozesse weiter optimieren: Rechnungen können digital geprüft und nach Freigabe automatisch an die Buchungserfassung übergeben, Bürgschaften und Avale elektronisch bearbeitet und Fristen – etwa für Skonti oder Gewährleistungen – automatisch überwacht werden. „Gleichzeitig sorgen digitale Bauakten dafür, dass alle Projektbeteiligten jederzeit den Überblick über alle für ein Bauprojekt relevanten Informationen und Unterlagen haben und von überall aus nach Informationen suchen und auf diese zugreifen können“, ergänzt Michael Woitag, Geschäftsführer bei Datengut.
Autor: Paul Deder
